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メーリングリストの移行について

はじめに

新メールシステムへの移行に伴い、メーリングリストは、Google Apps for Education の1サービスである「グループ」に移行します。

メーリングリストのアドレスについて

  1. 新システム移行にあたり、現在ご利用のメーリングリストに、「グループ」でのアドレスがシステムで自動的に付与されます。
    ※注意事項

    1. 2014/11/6 時点で、現システムに存在し、停止していないメーリングリストのみをシステムで自動的に移行し、「グループ」でのアドレスが付きます。
    2. 2014/11/6 時点で、停止しているメーリングリストは、移行されません。
  2. 現在利用中のアドレス(例: test@ml.keio.jp) は、引き続きご利用可能です。

    1. 現在利用中のアドレスも、「グループ」でのアドレスも、いずれも利用可能です。
    2. 現在利用中のアドレス (例: test@ml.keio.jp) 宛てのメールは、「グループ」でのアドレス (例:test-group@keio.jp) に配送します(2015/1/8 から実施します)。
      ※注意:「グループ」でのアドレス(例:test-group@keio.jp) を削除・名前変更してしまうと、配送されなくなるので、ご注意ください。
    3. 新システムでは、メーリングリストの設定(メンバーの追加や削除など)は、「グループ」で実施します。

スケジュール

2014/11/06: 現システムでのメーリングリスト新規作成機能 利用終了
2014/11/11: 新システム利用開始(「グループ」利用開始)、メーリングリストの管理者またはサブ管理者の方は、移行作業を開始してください
2015/1/8※: 現システムのメーリングリスト機能 利用停止、以後、メーリングリストの機能は、新システムの「グループ」のみ利用となります。


※ 2014/12/15の予定ですが延期しました。2015/1/8以降は、「グループ」にあるメンバー、設定をもとにメーリングリストのメールは配送されます。

注意事項

  1. 現在利用中のアドレス (例: test@ml.keio.jp) へのメール送信について
    1. 2015/1/8以降、メールアドレスは利用可能ですが、「グループ」でのアドレス (例:test-group@keio.jp) への転送され、メンバー宛てに配送されます。
    2. このため、2015/1/8以降は、メールの配送時の設定(メンバーや、設定など)は、新システム(グループ) の内容が適用されます。現システムで設定していた内容は反映されません。
      移行作業を実施してない場合、想定していない件名やメンバー宛にメール送信が行われてしまう恐れがあります。
    3. 2015/1/8以降も「メーリングリスト」を起動できますが、設定やメンバー編集した内容は一切変更されません。
      それらは今後「グループ」で、行う必要があります。
  2. グループでのアドレス (例:test-group@keio.jp) へのメール送信について
    1. 11/11より利用可能になります。
    2. 11/11~2015/1/7 に、グループでのアドレスにメール送信した場合、慶應IDを持つメンバー宛てには、現システム(DEEPMail)でメールが2通届きます(新システム(Gmail)では1通しか届きません)

主な機能の変更点

  1. 以下のような違いがあります。
    現システム "DEEPMailのメーリングリスト" 新システム "Google Apps for Education Group"
    管理者 オーナー
    サブ管理者 マネージャー
    メーリングリスト グループ
    管理者、サブ管理者の詳細については、こちら をご参照ください。
    マネージャー、オーナーの詳細については、Google グループ:グループの役割について をご参照ください。
  1. グループの作成数、登録できるメンバーの数 は無制限です。
    (これまでは、作成可能なメーリングリスト数は 1ユーザあたり10まで、メンバー数は、1メーリングリストあたり200ユーザまででした)
  1. ご自身で投稿したメールは、ご自身の「Gmail」の"送信済みファイル"に入ります。"受信トレイ"には入りません。 (「グループ」で、グループのアーカイブを設定することでも、投稿した内容を確認することができます。)
  1. 期間を指定したメーリングリストの一時停止や、閉鎖ができません (即時で無効にすることや、削除は可能です)。
  1. 投稿したメールの文末に、退会方法の案内文言が付きます 。
    (現状、メールアドレスが "@keio.jp" 以外のアドレスになっているメンバーに投稿した場合、以下のような案内文言が付きます。現状、文言なしにすることはできません)
    文言例:「このグループから退会し、グループからのメールの配信を停止するには xxxxx-group+unsubscribe@keio.jp にメールを送信してください。」
  1. シーケンス番号は採番直しになります。(シーケンス番号の設定は可能ですが、番号は1番から連番になります)
    1. 短い時間の間に、グループ宛のメールが複数到達した場合、シーケンス番号が重複したり、連番にならなくなる可能性があります。

移行手順について

メーリングリストの管理者またはサブ管理者の方は、2015/1/7※までに、以下の移行作業を必ず行ってください。

※ 2014/12/14の予定でしたが延期しました。

  1. システムで自動的に移行するのは以下の通りです。
    1. 11/6 時点で、現システムにあるメーリングリストを移行します(ただし、11/6に停止中となっているメーリングリストは移行されません)。
    2. 管理者、サブ管理者、メンバー※ は移行します。
      ※ メンバーは移行されますが、移行前と移行後の確認作業を必ず行ってください。
  2. 以下は、システムでは自動的に移行されません。ご自身で移行作業を行う必要があります。
    1. メーリングリストの情報(メーリングリストの説明や、投稿権限、投稿方法、シーケンス番号の設定など)
    2. メール通知設定(メール投稿拒否に関する設定)
    3. メーリングリストの停止状態(現在の停止状態、期間指定での停止設定)
    4. 承認待ちのメール
    5. メンバーに対する設定 (メンバー毎の制限)


具体的な移行作業手順については、13. メーリングリストの移行方法を確認してください

  1. 2015/1/7 までにご自身での移行作業を実施しなかった場合、以下の事項が発生してしまいますので、ご注意ください。
    1. 2015/1/8以降、現システムは利用できなくなります(現システムでのメーリングリストのメンバーや設定の確認はできますが、設定を行うことはできなくなります)。
    2. 現システムでメール投稿の承認管理を行っていた場合、承認管理がされないまま、配送されてしまいます。
    3. 現システムでメンバー毎に権限設定(一時停止)を行っていた場合、設定が反映されず配送されてしまいます。
    4. 現システムでメーリングリストの期間を指定して停止を行う予定だった場合、停止が行われません。

【不具合について】

  • 新慶應メールアドレスで慶應IDを使用して旧慶應メールのメーリングリストを使用する場合の不具合については、こちらをご覧ください。

メーリングリスト機能に関するFAQ

ご参考

グループ管理者に関するよくある質問

FAQ

  1. これまで使っていたメーリングリストのアドレスは変わってしまうのですか。
  2. 現システムのメーリングリスト機能は、2015/1/8に停止してしまうようですが、停止した後はメーリングリストは使えなくなってしまうのでしょうか。
  3. 「グループ」でのアドレスが付くようですが、今後はこのアドレスを利用しなければいけませんか。
  4. 新しいアドレスは、いつから利用できるようになりますか。
  5. 塾外のメールアドレスをメンバーとして登録することはできますか。
  6. 現システムでメーリングリストを作成できるのはいつまでですか。
  7. メーリングリスト宛てにメールを送ったものの、自分にそのメールが届きません。
  8. グループを使用して多数の受信者にメッセージを送信する場合の制限はありますか。

(Q1) これまで使っていたメーリングリストのアドレスは変わってしまうのですか。
(A1) いいえ、これまで利用していたメーリングリストのアドレスを引き続き利用することが可能です。

(Q2) 現システムのメーリングリスト機能は、2015/1/8に停止してしまうようですが、停止した後はメーリングリストは使えなくなってしまうのでしょうか。
(A2)  いいえ。これまでお使いになっていたメーリングリストは利用可能です。ただし、メンバーの追加や変更など、メーリングリストに関する設定は、「グループ」で行う必要があります。なお、2015/1/8以降は、現在のメーリングリストの設定が確認できなくなってしまうため、2015/1/7までにメーリングリストの移行作業を行ってください。

(Q3) 「グループ」でのアドレスが付くようですが、今後はこのアドレスを利用しなければいけませんか。
(A3)  メールの投稿には、これまで利用していたアドレス(例: test@ml.keio.jp)を引き続き利用することが可能です。ただし、メンバーの追加や変更などは、「グループ」でのアドレスに対して行う必要があります。

(Q4)  新しいアドレスは、いつから利用できるようになりますか。
(A4)  Google Apps for Educationが利用開始となる、11/11より、利用可能です。 なお、現在ご利用のアドレス(例: test@ml.keio.jp) からのメールが、自動的に「グループ」でのアドレス (例: test-group@keio.jp) に配送されるのは 2015/1/8 からとなります。

(Q5) 塾外のメールアドレスをメンバーとして登録することはできますか。
(A5) はい、登録することが可能です。

(Q6) 現システムでメーリングリストを作成できるのはいつまでですか。
(A6) 2014/11/5いっぱいまで可能です。11/6以降は、現システムでは作成できません。2014/11/11以降に新システムで作成を行ってください。

(Q7) メーリングリスト宛てにメールを投稿したのですが、自分宛てにメールが送られてきません。
(A7) 投稿したメールは、「Gmail」での"送信済みメール"に入ります。"受信トレイ"には入りません。また、「グループ」でグループのアーカイブを設定することで、投稿した内容を確認することができます。

(Q8) グループを使用して多数の受信者にメッセージを送信する場合の制限はありますか。
(A8) はい。あります。詳細は、グループ管理者に関するよくある質問 をご参照ください。

更新履歴

2014/10/14: 新規作成
2014/12/10: メーリングリストの利用停止日変更を反映(2014/12/15→2015/1/8)

最終更新日: 2015年1月23日

内容はここまでです。