特集

事務系複合機・プリンタ更改について

はじめに

2018年5月から9月にかけて、事務系複合機・プリンタの更改を行った。現在、義塾の事務職員向け複合機・プリンタは、全体で約400台が稼働している。複合機・プリンタの設置・接続自体は技術的には平凡な作業であるが、相当な物量と限られたスケジュールでの設置であったことから、現場では様々な困難が発生した。今回は複合機・プリンタの更改について報告を執筆するが、更改業務を経て抱いた感想についても記す。今後の事務系機器の在り方について考える一助となれば幸いである。

従来の複合機契約形態

従来は、一般に機器を導入する場合と同様、リース契約で導入してきた。しかしながら、リース契約の管理や修理対応など管理コストが大きく、2013年度より複合機・プリンタの設置から運用、機器管理に係る業務を「複写サービス業務」として業務委託することとし、2018年度の更新の際も同様に実施した。業務委託化することにより、機器の管理や契約に関する管理業務が減るとともに、機器の新設、撤去についても円滑に対応することができるようになった。

納入する機器の選定

2013年度導入の機器より、印刷実績を収集、記録している。印刷枚数に応じたメーカーの定める推奨機器を元に、2018年度初めて、配布機器の最適化を図った。これまではプリンタから複合機へのアップグレードなど、希望部署の求めにより対応しており、機器のグレードは上がる一方であったが、今後は印刷実績と利用状況のヒアリングをもとに、適切な場合を見極めて対応することができるようになった。今後は実績に応じてダウングレードについても当該部署と検討を行いたい。

新規機能追加および期待される効果

2018年度導入の機器より、PCからの出力操作後、複合機・プリンタ側で確認してから印刷するオンデマンド印刷の機能が追加された。これによりミスプリントが減り、1割の印刷経費削減が見込まれる。また複数の複合機・プリンタをグループ化し、どこからでも出力できる機能も追加された。1フロアに複数部署が入る場合でも、従来は部署単位で1台ずつ設置していたが、部署間で共有の機器を使用するなど、導入台数の適正化も検討できる状態となった。

新病棟への納入

2018年度の更新は、信濃町病院新棟（1号館）の竣工とも時期を同じくし、開業前の病棟へ複合機・プリンタの納入を行った。作業内容自体は、事務系ネットワークの情報コンセントがあれば実施できるもので、全く複雑な作業はなかったが、部署の引っ越しも同時に行われるため、

• 部署が入る場所がわからない、決まっていない
• 設置したい場所を現地調査すると、物理的に入らない
• 突然の台数変更、追加

という事例が頻発した。また複合機・プリンタだけが納入されるわけではなく、エレベータも順番待ちでの作業であった。それでもスケジュール通りに納品いただいた業者には感謝しかない。また事務系複合機・プリンタの設置であったが、ここは「事務系」の環境か、と一瞬驚くような場所への設置もあった。信濃町では医療の現場と事務系の環境が密接に併存していることが実感できた。

今後の課題

義塾の場合、一般企業と比較して、職員数に対して複合機・プリンタの台数が多い。これは部署が細かく分かれ、また部署ごとに部屋が別れ物理的にも離れていることが原因だ。今回、出力枚数に応じた機器スペックの適正化は行うことができたが、機器のグループ化機能を活用した台数の適正化は充分に行うことができなかった。義塾内には1フロアに複数部署が入る建物もあるため、次回リプレース時には、出力枚数の分析も行いながらグループ化機能も活用し、導入台数を再検討したい。また改めて義塾には紙媒体を使用した業務が多いことを感じた。確かに紙の方が便利な業務もあるが、会議資料作成など紙媒体での配布以外の方法も検討可能な業務もあるかと思う。紙媒体以外への切り替え提案や啓蒙なども今後の課題としたい。